Teamcoaching für Projektteams

Wenn man von außen auf die Arbeit der Teams schaut, gibt es oft viele interessante Erkenntnisse. In vielen Unternehmen und Einrichtungen divergieren bereits die Vorstellungen darüber, was überhaupt ein Projekt ist. 

Ist beispielsweise jede Sonderaufgabe, die mehrere Mitarbeiter gemeinsam erfüllen, ein Projekt? Oder wird hier ein Unterschied gemacht, was die Komplexität und Relevanz von verschiedenen Projekten für den Erfolg des Unternehmens ausmacht?

Eine weitere Schwachstelle sind fehlende geeignete Projektmanagement-Strukturen. D.h., es sind weder die notwendigen Rollen definiert, noch existieren die erforderlichen Gremien für ein funktionierendes Projektmanagement. Zudem existiert kein Projektmanagementhandbuch, in dem die Regelungen stehen, die für das Planen und Durchführen von Projekten gelten.

Häufig sind auch die Projektleiter nicht ausreichend qualifiziert. Denn es wird unterschätzt, wie hoch die fachlichen, persönlichen und kommunikativen Anforderungen an Projektleiter gerade bei bereichs-, standort- oder strategischen Projekten sind, mit denen auch der mittel- und langfristige Erfolg gesichert werden soll.

Projektverantwortliche unterstützen

Entsprechend wichtig ist es bei solchen Projekten, den Projektleiter und das Projektteam zu unterstützen - speziell in Unternehmen und Verbänden, die noch wenig Erfahrung mit komplexen strategischen Projekten haben. Dies kann mit einem externen Projekt-Coaching gelingen, welches das Projektteam befähigt, die klaren Schritte im Projektmanagement zu kennen und anzuwenden. Geklärt werden kann auch, welche Rollenverständnisse es im Team gibt. Hier kann der Leitungsperson gezielt Raum gegeben werden, die eigene Rolle zu reflektieren. Das ganze Team wird mit neuen Feedback und Austauschformen unterstützt und es wird ihnen so ermöglicht neue Sichtweisen zu erkennen und neue Kommunikationsformen anzuwenden. 

Darüber hinaus dient das Projekt-Coaching auch dazu, bei den Projektbeteiligten die nötigen Kompetenzen und im Unternehmen die erforderlichen Strukturen aufzubauen, um künftig ähnlich komplexe Projekte ohne externe Unterstützung initiieren und kontrolliert abwickeln zu können.

Beim Projekt-Coaching werden Unternehmen stets als soziale, interagierende Systeme betrachtet. Das Projektumfeld und die Interaktionen werden also in die Überlegungen einbezogen.

Für das Projektteam gilt es dann folgende Fragen zu klären, wenn diese nicht bekannt und klar sind:

• Welche Ziele möchte das Unternehmen mit dem Projekt erreichen?
• Welche Vorerfahrung hat neben den unmittelbar Projektbeteiligten die Organisation mit solchen Projekten?
• Welche weiteren Projekte oder Veränderungsprozesse laufen im Unternehmen?
• Mit welchen Reaktionen seitens der direkt und indirekt Betroffenen ist im Projektverlauf zu rechnen?

Auch das Projektteam selbst wird beim systemischen Coaching als ein soziales (Sub-)System verstanden mit folgenden vier Grundpfeilern: Projektziele, Projektkultur, benötigte Skills und (Projekt-) Struktur. Je nachdem im welchen Bereich dieser Säulen Entwicklungsbedarf besteht, werden genau hier passende Maßnahmen eingesetzt.

Konkret kann es dann in der gemeinsamen Arbeit um folgende Themenbereiche gehen:

• Projektziele erarbeiten und klar definieren
• Stakeholder-Management
• Komplexität abbilden: Projektstruktur- und -terminpläne, Projektkosten und Ressourcen planen und kontrollieren
• Projektteam entwickeln: Welche Kompetenzen, Fähigkeiten liegen vor, welche Rollen werden ausgefüllt und welche Ressourcen können eingebracht werden.
• Projektrisiken handhaben
• Projektkommunikation planen und das Reporting gestalten
• Der Projektleiter als Leader: Wie kann ich ohne disziplinarische Führungsverantwortung führen?
• Umgang mit Widerständen und Emotionen

Der Projekt-Coaching-Prozess

Ein Projekt-Coaching startet stets mit einer Analyse der Ist-Situation. D.h., mit den relevanten Beteiligten (z.B. Projektleiter, Programm-Manager, erfahrene Projektteammitglieder) wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt.

Im nächsten Schritt werden die Ziele des Projekt-Coachings definiert. Wie soll der Idealzustand des Projektteams aussehen? Aus dem Ist-Zustand und der idealen Vorstellung entwickelt sich der Planungsrahmen, welche Schritte mit dem Team oder mit einzelnen Teammitgliedern diese Veränderung ermöglichen können. Hier entsteht der Ablaufplan mit konkreten Maßnahmen wie Workshops, Einzel-coachings oder reflecting teams, der auch eine zeitliche Abschätzung des Aufwandes ermöglicht. Ein Projekt-Coaching-Prozess kann zwischen einem Monat und einem Jahr dauern. Insbesondere beim Start eines Projektes können kurze Beratungsphasen sehr hilfreich sein, um dem Projektteam einen guten Start zu ermöglichen und Konflikte gleich am Start zu vermeiden.

Und dann geht die eigentliche Arbeit mit dem Projekt-Coach los.  Er oder sie ist nun in regelmäßigen Abständen vor Ort beim Kunden, um Coaching-Gespräche zu führen, Sitzungen zu moderieren, Schulungen durchzuführen und vieles mehr - abhängig davon, was die Situation konkret erfordert. Das Ganze findet natürlich mit regelmässigen Feedbackschleifen statt, um optimal immer wieder zum Nutzen des Teams und des Unternehmens tätig zu sein.