Viele wissen, wie effektive Besprechungen gestaltet werden. Sie verfolgen klare Ziele, haben kurze, knackige Besprechungen und trotzdem genug Raum, um auf gute neue Ideen zu kommen. Für die ist dieser Artikel nicht!
Aber ich erlebe in vielen Organisationen immer noch andere Besprechungen. Diese Art von langen, ermüdenden und ineffektiven Besprechungen. Dazu habe ich ein paar Tipps, die vielleicht helfen, etwas zu verändern:
Zeitraum und Ziel klären
Vor jeder Besprechung ist es wichtig zu klären, wieviel Zeit zusammen verbracht werden soll und kann und welche Ziele mit der Besprechung erreicht werden sollen. Wenn das Ziel heißt, wir wollen uns mal allgemein austauschen und wir machen das mit soviel Zeit, wie wir brauchen, dann wird es lange und wahrscheinlich sehr unkonkret.
Stattdessen eher überlegen, wann sich am Ende das Treffen wie ein Erfolg anfühlen wird. Wenn dies dann ein Überblick über die verschiedenen Meinungen im Team ist, dann macht es Sinn, am Anfang und vielleicht am Ende eine Runde einzubauen, in dem jeder seine Meinung zu einem Thema sagen kann. Vielleicht auch ein Pro- und Contra vorbereiten. Oder einen klaren Vorschlag, was gemacht werden soll. Fragt man dann nach Pro- und Contra schickt man alle auf die Reise nach der Suche, was schiefgehen könnte. Fragt man stattdessen mit der Zielrichtung, wie sich ein Vorschlag am besten umsetzen lässt, geht der eigene innere Suchprozess in eine ganz andere Richtung.
Tagesordnung auf das Mögliche reduzieren
Manchmal umfassen Tagesordnungen 20 Punkte, die in zwei Stunden zu besprechen sind. Wenn es hier und da zu einer Diskussion kommen soll, geht das fast nicht. Stattdessen verbringt die Gruppe viel Zeit mit der Diskussion, was alles behandelt werden soll. Oder geht frustriert nach Hause, weil ab dem TOP 10 die Punkte nicht besprochen wurden.
Deshalb: Die Tagesordnung realistisch einschätzen und sehr genau schauen, warum die Gruppe über welches Thema mit welchem Ziel/Entscheidung reden muss. Lieber über den einen oder anderen Punkt schriftlich informieren, als gerade mit Berichtspunkten die Sitzung aufzublähen.
Ergebnissicherung
Besprechungen, bei denen am Ende keiner so genau weiß, was eigentlich das Ergebnis ist, sind mir ein Gräuel. Bei jedem Besprechungspunkt sollte am Ende eine Ergebnissicherung stehen. Das kann eine Abstimmung sein, das kann eine Zusammenfassung durch die zuständige Person sein, in der sie beschreibt, wie sie mit den Ergebnissen weiter umgehen will oder es können geplante Arbeitsschritte sein, die dann Personen und Terminen zugeordnet werden.
Visualisieren
Eine Flipchart oder ein weißes Stück Papier an der Wand kann Wunder bewirken. Wenn es keine Tagesordnung gibt, können hier am Anfang die gewünschten Punkte notiert werden. Wenn es eine gibt, dann ist diese weiße Fläche noch viel wichtiger für die Ergebnissicherung. Wahlweise als Diskussionszwischenstand oder als Endergebnis. Es erspart erstaunlich viele Rückfragen und verhindert das Bedürfnis, Diskussionen nochmal aufzurollen.
Kreative Phasen kreativ gestalten
Es gibt wirklich viele Methoden, wie man kreative Phasen gut gestalten kann. Einfach so in den Raum rein zu reden, ist es meistens nicht. Ich mag Mindmaps oder die Disney-Methode. Ersteres geht schneller, letzteres beleuchtet mehr Aspekte, braucht aber länger.
Erfolgskontrolle
Wenn es sich um wiederkehrende Besprechungen mit demselben Team handelt, dann lohnt es sich am Ende der ersten Besprechung schon festzulegen, wer für die Ergebnissicherung beim zweiten Treffen zuständig ist. Wer also beim nächsten Mal das Protokoll nochmals durchgeht und nachfragt, ob alle Aufgaben erledigt wurden. Der Vorteil, wenn man dies festlegt, liegt auf der Hand: Das Nachfragen bekommt dann keiner in den falschen Hals. Niemand wird vorgeführt. Sondern es ist ein Job nachzufragen, den die Gruppe gemeinsam festgelegt hat.
Viel Spaß bei guten, effektiven Besprechungen!
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